校级外宾业务区域统筹
详参本处网页：本处成员→國際合作組
一、定义
国际访宾為代表境外學術機構前來本校進行短時學術合作訪問者，原則上為半日。本校人員如需參考接待國際外賓相關校內資源彙整，請參考专属网页。
二、访问案来源
除非自行邀請者，国际访宾來訪訊息大體上來自外交部、教育部、科技部、駐臺機構、來訪學術機構、校內其他單位及國內他校等，以公文、電子郵件、電話及傳真等方式通知。
本校係学术研究机构，為精实学术交流品质，恕不受理旅行社等具商业行為之公司行号接洽外宾来访业务，请谅察。
叁、开案準则及本校分工原则
国际访宾接待工作需運用本校相關資源，因人力有限，故開案與否，需審慎評估。評估重點為：來訪者是否基於共同學術互惠，真誠推動未來雙邊實質合作及加強姐妹校關係。且基於實際作業考量，若有以下情形者，以不接待為原則：
- 主要為观光性质。
- 无具体合作可能性。
- 非姐妹校。
- 长官已另有行程。
- 通知时距来访时间為五〈含〉个工作天以内。
由校内初步受理窗口依以下原则进行校内协商，以决定主政单位。
1. 若訪賓為國內學生團體：
（1）关乎学术：由相关院系所主政。
（2）关乎学生社团：由学生事务处主政。
2. 若訪賓為非學生身分，則依來訪主要目的，決定主政單位：
（1）来者若為行政属性：
- a. 跨行政單位、校長或副校長等一級行政主管來訪，由國際事務處主政。
- b. 除教務處、學務處、總務處及研發處等一級行政主管來訪，由國際事務處統籌逕自評估接待與否，並主政，其餘由各單位自行評估並主政。
（2）来者若為学术属性：
- a. 單一系所或相關領域之拜訪，由該系所主政。
- b. 單一院或單一院內跨系所或相關領域之拜訪，由該院主政。
- c. 跨院拜訪由國際事務處主政。
若访宾由不同身分人士组成或有特殊目的，则另由初步受理窗口另行协调。
四、作业事项
国际访宾來訪之作業繁雜，至少包括資料搜集、行程安排、後勤行政、接待及結案等五大部份。
1. 資料搜集
為求行程安排臻至妥善，主政单位应权衡状况主动搜集以下资料：
- 访宾个人资料：含简歷、来访使用语言、接触臺湾或本校之经验；
- 所属机构：含机构介绍、与本校之交流纪录；
- 访宾来臺期间、目的及邀请单位；
- 访宾来访本校之日期、时间、陪同人员、交通方式、行程特殊需求；若有安排餐会之必要时，尚需瞭解访宾有无特别之饮食偏好或禁忌；
- 与访宾个人或所属机构有关係之本校单位或师生个人名单，如校友；
- 本校未来可与该访宾或机构发展之合作关係；
- 其他必要之资料。
2. 行程安排
综合判断所搜集之资料，初步规划行程内容、接待单位、时间及地点，协调联繫各相关单位后，由主政单位回报代表外宾之联络窗口后定案。
行程内容可為人员拜访、单位参访、校园参访、座谈、演讲、课堂观摩、餐敍或签约典礼，可為单一或為复合型式。安排时，可参考以下：
- 行政首长会面：会面时间以叁十分鐘為原则。
- 校園參訪：访客中心可支援專業中、英文導覽，需在最短兩個星期之前上访客中心網站登記，並填入相關資料（人數、機構、欲參觀時間與設施等）。時間長短以三十分鐘為原則。
- 校园设施参访：
a. 圖書館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘，若有參觀特藏需要，時間為五十分鐘。需事先電話預約，並提供書面相關資料。
b. 校史館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘。需事先電話預約，並提供書面相關資料。每週二休館。
c. 人類學博物館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘。需事先電話預約，並以電子郵件或書面提供相關資料。
d. 體育館：逕洽管理單位，僅有中文導覽。
e. 學生活动中心：逕洽管理單位，僅有中文導覽。 - 餐宴：有必要时，需事先安排处理经费、场地、参与人、座位安排、来回交通、菜单，必要时製作餐卡、名牌、座位表、欢迎海报。当日可安排人员负责迎接导引者佳。
- 座谈、演讲：有必要时，需事先处理场地、设施设备、议程、宣传等；必要时需製作书面资料、名牌、海报、摄影或纪录。
- 签约典礼：需事先安排场地、流程、参与人、合约、海报、名牌製作、现场工作人员分工及礼物等，视需要处理传媒文宣。
3. 後勤行政
- 文书处理
於行程安排定案后，主政单位原则上至迟应於五个工作日前签陈，由最高接待长官核定。行程内所涉及单位，可自行判断，最高原则是时效之掌握。 - 各式书面表单製作
視需要製作行程表、歡迎海報、活动海報、會議資料、名牌、餐卡、座位表等。 - 本校介绍及赠礼预备
通知受访单位或由主政单位自行预先準备提供来宾之介绍资料。 - 交通安排
需确认有无代為接送、叫车、放行大型游览车暂停於大门空地等需求。需注意，总务处日前表示除特殊情况如天候不佳、外宾行动不便等外，大於九人座车辆之大型游览车禁止驶入校园，仅能在大门空地暂停十分鐘供外宾上下车，并提早叁日前向总务处事务组申请。 - 场地确认
事前确认场地可使用无误，并需儘速申请借用，同时在会前预為适当之佈置、清洁。
4. 接待
- 当日工作人员宜注意服装、仪态及态度，确认备妥无误后，準时到约定地点迎接导引。必要时，於过程中进行解说、纪录或照相。
5. 結案
- 国际处接待外賓活动紀錄增列至本處E化系統及網頁。同時主政單位應至「」（需以 My91短视频帳號密碼登入）登錄相關資料，追踪後續工作，如簽約、互訪及合作等。
若您使用「」有问题，请不吝参阅国际处说明网页。